نظام الأرشفة الالكترونية
طورت نيوسوفت نظام المراسلات والديوان والارشيف الالكتروني ليخدم قطاعات واسعة من المؤسسات وهو نظام يحفظ جميع المراسلات والبريد الصادر والوراد والارشيف للمؤسسة من بداية المعاملة حتى انتهائها.
من اهم ميزات النظام:
تخزين وحفظ كل انواع الوثائق الالكترونية أو الورقية بعد إجراء عمليات المسح الضوئي لها وبالتالي تعريف كافة البيانات الوصفية لكل وثيقة ويمكن إجراء عمليات البحث والاستعراض للوثائق، وكذلك طباعة الباركود والتواقيع الإلكترونية إن وجدت مع المراسلات الداخلية بين الموظفين.
- تقسيم المجلدات حسب الهيكل التنظيمي وإضافة الوثائق الإلكترونية والورقية بعد إجراء عمليات المسح الضوئي.
- بعد اضافة الوثيقة يتم اضافة البيانات التعريفية (الوصفية)لكل وثيقة مثل :
- موضوع الوثيقة
- تحديد صادر او وارد
- تحديد داخلي أو خارجي
- تحديد الإدارات الداخلية أو الجهات الخارجية
- اضافة الرقم العام للوثيقة
- اضافة وصف للوثيقة
- رقم الوارد الدخلي
- رقم الصادر الداخل